Aktualizacje dokonywane w programie PŁACE w roku 2003

Uwaga: Na poniższej liście modyfikacje najświeższe umieszczono najwyżej

Poprawka wyliczania deklaracji PIT-40. Poprawiono błąd wyliczania deklaracji PIT-40 występujący w wersji 2003.12.a, dotyczący rubryki 75. Rubryka ta po przeliczeniach zawiera teraz składkę zdrowotną odliczoną (nie więcej niż 7,75% podstawy), a nie składkę zdrowotną pobraną.

Aktualizacja deklaracji PIT-40. Przystosowano program do obsługi deklaracji PIT-40 według wzoru obowiązującego dla przychodów osiągniętych w 2003 roku (jest to edycja 11-ta tej deklaracji). Zmiany polegają na uproszczeniu sekcji D tej deklaracji, zmianie numeracji rubryk oraz korektach redakcyjnych.

Posiedzenia Rad Nadzorczych - przeliczanie podatku i składek na listach dodatkowych. Przy redagowaniu list dodatkowych dodano nową możliwość przy przeliczaniu podatku i składek. Po wybraniu funkcji Alt+P (przelicz) oraz wybraniu Zmień parametry przeliczania, naciśnięciu Alt+T (ustawienia typowe) mamy teraz dodatkową możliwość "Jak za posiedzenia w Radzie Nadzorczej" (koszty uzyskania typowe, brak ulgi, składka zdrowotna, brak innych składek).

Nowy format eksportu danych o przelewach. W punkcie menu Listy płac / Przelewy bankowe nowe / Ustaw parametry można jako format eksportu wybrać Format DBF-zwykła tabela. Spowoduje to przy wykonywaniu eksportu przelewów (funkcja Alt+R) utworzenie pliku w formacie DBF (jego nazwę i lokalizację należy podać na formatce Ustaw parametry). Plik taki można otworzyć i wykorzystać np. w programie aruksza kalkulacyjnego (Excel, OpenOffice, itp.).

Kod tytułu ubezpieczenia 0000. Przy sporządzaniu list dodatkowych zdarza się dokonywanie wypłat nie objętych składkami na ubezpiecz. społeczne i zdrowotne. W takim przypadku jako kod tytułu ubezpieczenia należy wybrać 0000 (nie podlega). Dzieki temu przy eksporcie do Płatnika takie wypłaty zostaną pominięte.

Sprawdzanie poprawności NIP i PESEL. Wprowadzono sprawdzanie poprawności numerów identyfikacyjnych NIP i PESEL na kartotekach osobowych. Kontrola polega na sprawdzeniu sumy kontrolnej zawartej w tych identyfikatorach. Odbywa się ona ona przy próbie modyfikacji tych danych na kartotekach poszczególnych osób. W przypadku wykrycia błędu jest wyświetlana odpowiednia informacja, a użytkownik może wybrać:

• Popraw - powrót do edycji identyfikatora.
• Zostaw bez zmian - pozostawienie pustego lub błędnego identyfikatora. W niektórych sytuacjach pozostawienie pustego identyfikatora jest uzasadnione - np. osoby niepełnoletnie mogą nie mieć nadanego numeru NIP.

Kontrola identyfikatorów jest również przeprowadzana przy tworzeniu zestawień obniżonych składek zdrowotnych do NFZ.

Raport kontrolny poprawności NIP i PESEL. W menu programu Listy płac / Raporty kontrolne dodano pozycję Prawidłowość numerów NIP i PESEL. Dzięki niej jest możliwe sprawdzenie poprawności tych identyfikatorów zbiorczo dla wszystkich zarejestrowanych osób. Uruchomienie tej funkcji spowoduje wyświetlenie zestawienia błędów. Zestawienie to można wydrukować (Alt+W).

Kolejność alfabetyczna na ZUS RCA, RSA i RZA przy eksporcie do Płatnika. Nowa wersja 5.01.001 programu Płatnik, w przeciwieństwie do wersji poprzednich, przy imporcie danych nie układa pozycji alfabetycznie wg nazwisk wczytywanych osób. Wobec tego zmieniono eksport tak, że pozycje są układane alfabetycznie. Dzięki temu po przeniesieniu do Płatnika i na wydrukach łatwiej jest odnaleźć szukane osoby.

Kod 220 na deklaracjach RSA. Od 1 października 2003 traci aktualność kod 220 używany w raportach RSA. Obecnie program tworząc deklaracje RSA nie tworzy już zapisów z tym kodem. Jeżeli w pliku SPECYF.PAR znajduje się parametr ROZL_SKL_220, to można go stamtąd usunąć.

Kontrola wystepowania minimum identyfikacyjnego przy eksporcie do Płatnika. Wersja 5.01.001 Płatnika pomija przy imporcie osoby bez tego minimum. Dlatego obecnie przy eskporcie danych rozliczeniowych (RCA, RSA lub RZA) jest sprawdzane, czy dane osób mają wprowadzony przynajmniej jeden z identyfikatorów: PESEL, NIP, nr dowodu osobistego. Brak minimum identyfikacyjnego powoduje, że plik eksportowy nie jest tworzony.

Tworzenie kompletu dokumentów rozliczeniowych do Płatnika. Obecnie w menu Kartoteki / Eksport danych do Płatnika można wybrać opcję Komplet dokumentów rozliczeniowych. Spowoduje to, po podaniu parametrów eksportu, utworzenie od razu pliku zawierającego komplet dokumentów rozliczeniowych (DRA+RCA+RSA+RZA). Nazwa pliku jest w postaci ROZL-mm.KDU, gdzie mm jest numerem miesiąca rozliczeniowego. Plik ten jest domyślnie zapisywany w folderze C:\DOPP\rrrr, gdzie rrrr jest numerem roku rozliczeniowego. Przy skorzystaniu z eksportu kompletu dokumentów nie trzeba już osobno powtarzać eksportu dla różnych rodzajów dokumentów. Powyższy sposób wymiany danych do Płatnika jest sposobem zalecanym. Dodatkową korzyścią tego sposobu eksportu jest zawsze prawidłowe wypełnienie sekcji XII deklaracji DRA (liczba kartek raportu RCA, RZA i RSA).

Dla użytkowników, którzy z jakichś przyczyn chcą przenosić tylko wybrane typy dokumentów pozostawiono w menu Kartoteki / Eksport danych do Płatnika odpowiednie opcje.

Zasiłki macierzyńskie - wykazywanie na RCA z kodem 1240. Obecnie przy eksporcie do Płatnika jest dla osób, którym wypłacono zasiłki macierzyńskie, tworzony dodatkowy raport RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 1240, kwotą zasiłku jako podstawą oraz z odpowiednio wyliczonymi składkami emerytalnymi i rentowymi. Odpowiednio przy eksporcie DRA kwoty te są umieszczane w części IV poz. 10 i 11 (składki finansowane z budżetu państwa).

Wersja programu 2003.09.a (12.09.2003)

Eksport danych o obniżonych składkach zdrowotnych do NFZ. Ustawa o NFZ z dnia 23 stycznia 2003 wprowadziła obowiązek przekazywania przez płatników informacji o osobach ubezpieczonych, u których występuje ograniczenie poboru składek zdrowotnych (art.25, ust. 3 i 5, Dz.U. 45, poz. 391) w formie elektronicznej. Po przeszło 6 miesiącach opublikowano zarządzenie wykonawcze, która pozwala na dostosowanie sie do tego wymogu (uchwała 153/2003 Zarządu Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 25.07.2003). Stosownie do wymogów zawartych w załączniku nr 1 tej uchwały program Płace potrafi obecnie utworzyć plik w wymaganym formacie. Plik powinien zostać zapisany na dyskietce oraz przesłany do oddziału NFZ listem poleconym.
Aby wykonać zestawienie należy wybrać punkt menu Listy płac / Zestaw. Składek zdrow. dla NFZ. Następnie należy podać zakres dat. W zestawieniu zostaną uwzględnione listy wypłacone w podanym zakresie dat; w praktyce należy podawać odpowiednio datę pierwszego i ostatniego dnia wybranego miesiąca. Po zatwierdzeniu parametrów zestawienia zostanie wyświetlona tabela, zawierająca spis osób, dla których wykryto ograniczenie skł. zdrowotnej. Podstawę należnej składki oraz składkę pobraną można poddawać edycji, można też dopisywać wiersze (klawisz Tab) oraz je usuwać (klawisz F8). Widoczne zestawienie zawiera następujące dane pracownika:
Nazwisko i imię, Adres zamieszkania, PESEL, NIP, Podstawa należnej składki, Składka należna (pełna), Składka pobrana, Procent składki, Różnica(obniżenie).
Zestawienie zawiera dane osobowe pracownika pobrane bezpośrednio z jego kartoteki osobowej. W przypadku konieczności ich uzupełnienia nalezy to wykonywać bezpośrednio na formularzu głównej kartoteki osobowej.
Aby wydrukować zestawienie należy użyć kombinacji klawiszy Alt+W. Przed wydrukiem nalezy podać 4-wierszowy nagłówek (opis) zestawienia, który zostanie wydrukowany powyżej niego.
Aby wykonać eksport do NFZ należy użyć klawiszy Alt+R. Po podaniu ścieżki do pliku i cztero-znakowego początku nazwy tego pliku zostanie utworzony plik w odpowiednim formacie. Dla zapisu na dyskietece nalezy podać ścieżkę A:\. Początek nazwy pliku zostanie automatycznie uzupełniony o 2 cyfry roku i 2 cyfry miesiąca oraz rozszerzenie .SKO . Na przykład eksport danych dla miesiąca września 2003 roku, przy identyfikatorze NFZ_ spowoduje utworzenie pliku NFZ_0309.SKO .
Eksport danych do pliku jest poprzedzony weryfikacją danych. W przypadku stwierdzenia niekompletności danych eksport nie jest wykonywany. W takim przypadku należy dane uzupełnić, a nastepnie powtórzyć wykonanie zestawienia i eksportu.

Uwaga: NFZ wymaga, aby nazwa utworzonego pliku była unikalna, najlepiej gdyby zawierała NIP płatnika oraz numer roku i miesiąca, dla którego jest tworzone zestawienie. Niestety program Płace, jako program DOS-owy nie potrafi tworzyć dłuższych nazw plików, niż 8-znakowe. Aby nazwa pliku była zgodna z sugestią NFZ można się posłużyć programem dla Windows NFZrenam.exe, który automatycznie nada plikowi na dyskietce odpowiednią nazwę, w pełni zgodną z nazwą sugerowaną przez NFZ. Program można pobierać tutaj ...

Kod gminy według GUS. Do celów sporządzania zestawień obnizonych składek zdrowotnych do NFZ konieczna jest znajomość kodów gmin według miejsca zamieszkania osób ubezpieczonych, a także god gminy, na terenie której znajduje się siedziba płatnika. Baza danych programu została uzupełniona o listę wszystkich gmin w Polsce wraz z przypisanymi im kodami. Lista ta zostaje wyświetlona w momencie próby modyfikacji nazwy gminy na kartotece osobowej pracownika lub na formularzu danych płatnika.
Lista jest przedstawiona w układzie alfabetycznym. Klawiszem F10 można rozpocząć wyszukiwanie gminy wg podanej nazwy (wystarczy podać początek nazwy), można też, zamiast użycia F10, od razu zacząć pisać szukaną nazwę. Zatwierdzenie klawiszem Enter powoduje zapisanie w kartotece osoby (płatnika) nazwy gminy oraz jej kodu.

Uwaga: Aby móc korzystać z eksportu danych do NFZ należy w kartotece osobowej wszystkim osobom, albo przynajmniej tym, dla których występuje zjawisko ograniczania poboru składek zdrowotnych, przypisać kod gminy. Jeżeli nazwa gminy jest już wpisana prawidłowo i w pełnym brzmieniu, to wystarczy po ustawieniu kursora na nazwie gminy 2 razy nacisnąć klawisz Enter. W przeeciwnym razie należy odpowiednią pozycje wybrać z listy.

Wersja programu 2003.05.a (30.05.2003)

Drobne umowy zlecenia. Dodano możliwość rozliczania wypłat z tytułu tzw. drobnych umów zlecenia, tzn. takich, o których mowa jest w art.30 ust.1 punkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W 2003 roku do takowych zalicza się przychody nie przekraczające 146 złotych. Obecnie program pozwala sporządzać listy dodatkowe od takich wynagrodzeń, automatycznie wyliczać dla nich podatek zryczałtowany, składkę zdrowotną i ew. składki na ubezpieczenia społeczne zgodnie z obowiązującymi zasadami, odmiennymi, niż dla przychodów rozliczanych wg skali podatkowej. Aby móc skorzystać z nowych możliwości należy w punkcie menu Konfiguracja / Wyjściowe składniki płac / Składniki brutto dopisać nowy składnik, nadając mu nazwę np. "Drobne umowy zlecenia". W kolumnach "Do ZUS", "Do Pod", "Do zdr" należy wpisać literę "T". Kolumn "Rubr.PIT-11", "Rubr.PIT-40", "Rubr.PIT-4", "Rubr.PIT-8B" nie należy wypełniać, gdyż składnik ten nie powinien być uwzględniany w tych deklaracjach. W kolumnie "Rubr.PIT-8A" należy wybrać symbol "POP", informujący procedurę obliczania deklaracji PIT-8A o tym, że nowy składnik ma być w tej deklaracji uwzględniany jako podstawa obliczenia podatku zryczałtowanego. Podobnie w tabeli potrąceń dopisujemy składnik oznaczony jako np. "Zrycz.podatek doch.", w kolumnie "PIT-8A" wybierając symbol "ZPD" (zryczałtowany podatek dochodowy). Przy otwieraniu listy dodatkowej, na której umieszczamy nowy składnik, należy koniecznie jako kategorię źródła przychodów podać kod 125. Na liście tej następnie umieszczamy (klawisz F9) kolumnę brutto przeznaczoną dla ewidencjonowania kwoty brutto drobnego zlecenia. Aby wyliczyć podatek wybieramy Alt+P / Zmień parametry przeliczenia. Nastepnie wybieramy Alt+T / Jak dla drobnych umów zlecenia. Jeżeli konieczne jest naliczenie składek na ubezp. społeczne dodatkowo ręcznie zaznaczamy odpowiednie rubryki. Po zatwierdzeniu parametrów przeliczenia wybieramy opcję przelicz (aktualnemu lub wszystkim). Na liscie dodatkowej dot. drobnych umów zlecenia nie należy umieszczać innych rodzajów przychodów. Inne czynności związane z wypełnianiem i naliczaniem wykonuje się tak samo, jak dla innych list dodatkowych.

Deklaracja PIT-8A. Przychody z tytułu drobnych umów zlecenia oraz potrącony od nich podatek zryczałtowany wykazuje się na deklaracji zbiorczej PIT-8A. W punkcie menu Kartoteki / Deklaracje podatkowe / Deklaracja PIT-8A uzyskujemy dostęp do tej deklaracji. Jej obsługa jest podobna do obsługi deklaracji PIT-4. Po wpisaniu miesiąca i roku, za który ma zostać sporządzona deklaracja, można użyć klawiszy Alt+P, aby automatycznie ją wyliczyć. Wyliczenie dotyczy źródła przychodów wym. w wierszu 6. W razie potrzeby kwoty dla innych źródeł przychodów można wpisać ręcznie. Klawisze Alt+W pozwalają wydrukować deklarację. Wydruk odbywa się na czystej kartce papieru (wydruk z ramkami). W przypadku tej deklaracji zrezygnowano z zadruku oryginalnego formularza. W punkcie menu Różne / Parametry formularzy / Sposób wydruku formularzy można wybrać, czy wydruk ma się odbyć z ramkami pełnymi, czy uproszczonymi. Ten drugi sposób jest polecany dla wolnych drukarek igłowych. W punkcie menu Różne / Parametry formularzy / Marginesy dla wydruku na czystych kartkach można dodatkowo określić lewy i górny margines wydruku (domyślnie równe zero).

Dni chorobowego niepłatne. Formatki, zawierające szczegółowe dane do wynagrodzenia za czas choroby, zostały uzupełnione o pozycję zawierającą ilość dni wynagrodzenia chorobowego, za które nie należy naliczać kwoty wynagrodzenia ("w tym dni niepłatnych"). Formatki te występują na angażach aktywnych, przy wprowadzaniu danych do listy ZUS lub dodatkowej. Dzięki tej zmianie prawidłowo funkcjonuje automatycznie wyliczanie kwoty wynagrodzenia, gdy występuje dzień niepłatny. W trakcie naliczania listy (podstawowej, dodatkowej lub ZUS-owskiej) informacja o ilości dni niepłatnych jest zapamiętywana w archiwum świadczeń ZUS.

Wersja programu 2003.03.a (09.03.2003)

Eksport danych przelewowych w formacie VideoTEL. Przy przeglądaniu przelewów dostępna jest funkcja eksportu przelewów do pliku w formacie akceptowanym przez program "VideoTEL". Użytkownicy tego programu mogą przenosić do niego przelewy widoczne w programie płacowym po uruchomieniu funkcji Przelewy bankowe (nowe) / Przeglądaj utworzone przelewy. Eksport uruchamia się naciskając kombinację klawiszy Alt+R. Do pliku zostaną zapisane tylko te przelewy, które uprzednio oznaczono znakiem "*". Uprzednio w punkcie Przelewy bankowe (nowe) / Ustaw parametry należy wybrać odpowiedni format eksportu oraz nazwę i umiejscowienie pliku. Dane są zapisane z wykorzystaniem strony kodowej 1250 (Windows), która jest domyślna dla programu VideoTEL. Jeżeli importowane przelewy zawierają teksty z "przekręconymi" polskimi znakami diakrytycznymi należy sprawdzić w programie Videotel ustawienie zbioru konwersji (Administracja bazy / zakładka Nazwa Zbioru konwersji do importu). Odpowiedni zbiór ma nazwę Win1250.pl . Można również pozostawić nazwę tego zbioru pustą.
Sposób wykonania importu w programie VideoTEL:

1. Na listwie narzędziowej wybrać przycisk Import-Eksport
2. Wybrać zakładkę Import przelewów krajowych
3. Wpisać lub wybrać nazwę zbioru źródłowego, stosownie do dokonanych ustawień w programie płacowym
4. Wpisać dotąd nieużywaną nazwę dokumentu, np. Płace za miesiąc 03/2003
5. Nacisnąć przycisk Twórz dokument (widoczny poniżej)
6. Sprawdzić w kartotece przelewów poprawność importu

Uwaga: Eksport-import testowano z programem VideoTEL w wersji 5.0.168

PESEL i NIP na kartach zarobkowych pełnych i uproszczonych. Wydruki indywidualnych kartotek zarobkowych, zarówno w wersji pełnej jak i uproszczonej, zostały uzupełnione o NIP i PESEL osób, których wydruki dotyczą.

Potrącenie na ROR przy sporządzaniu list dodatkowych. Obecnie przy sporządzaniu list dodatkowych (Listy płac / Przygotowanie listy dodatkowej) jest dostępna funkcja automatycznego wyliczania kwot potrąceń na rachunki bankowe osób pobierających wynagrodzenia (dla list podstawowych funkcja taka jest zaimplementowana od dawna). Aby wyliczyć te kwoty należy, po wprowadzeniu wszelkich potrzebnych kwot, wyliczeniu składek i podatku, skorzystać z kombinacji klawiszy Alt+R. Następnie należy wybrać czy przeliczenie dotyczy wszystkich osób umieszczonych na liście, czy tylko bieżąco wybranej. Jeżeli kolumna potrącenia na ROR nie została uprzednio dopisana przez użytkownika, to jest ona dopisywana automatycznie. Na koniec wyliczona kwota umieszczona jest w odpowiedniej kolumnie.

Wersja programu 2003.02.a (15.02.2003)

Aktualizacja wzorów formularzy podatkowych. Wprowadzono do programu nowe wersje deklaracji podatkowych PIT-11 (edycja 11), PIT-40 (edycja 10), PIT-4 (edycja 14) i PIT-8B (edycja 10), zgodnie z bieżąco obowiązującymi przepisami. Ponieważ rozliczenia za rok 2002 należy wykonywać na starych wersjach formularzy aktualizację programu należy wykonać po rozliczeniu deklaracji PIT-11 i PIT-8B za rok 2002, ale przed rozliczeniem PIT-40, gdyż nowo opublikowana wersja formularza dotyczy właśnie rozliczenia za rok 2002. Niestety, Ministerstwo Finansów publikuje wzory formularzy dla rozliczeń rocznych dopiero pod koniec roku podatkowego, tzn. wzór za rok 2003 będzie znany pod koniec tego właśnie roku.

Na poszczególnych formularzach wprowadzono następujące modyfikacje:

• PIT-11. Usunięto niektóre źródła przychodów na stronie 2 oraz wprowadzono 3 kategorie dla składki zdrowotnej: pobrana, pobrana podlegająca odliczeniu oraz faktycznie odliczona. W programie procedura wyliczająca przyjmuje, że składka zdrowotna faktycznie odliczona jest równa kwocie składki podlegającej odliczeniu (ale różna od składki pobranej).
• PIT-4. Zmiana polega wyłącznie na zmianie tekstu pouczenia na stronie 2 oraz drobnych zmianach rozmieszczenia dla trybu zadruku oryginalnych formularzy.
• PIT-40. Uległa zmianie numeracja rubryk, pojawiła się nowa rubryka D35.
• PIT-8B. Dodano możliwość wpisania kosztów uzyskania dla niektórych źródeł przychodów. Podobnie jak dla PIT-11 wprowadzono 3 kategorie dla składki zdrowotnej.

Zestawienia dla kas chorych. Poprawiono sposób tworzenia zestawień do kas chorych dla osób, u których występuje ograniczenie poboru składki zdrowotnej. Poprzednio sporadycznie w tym zestawieniu pojawiały się osoby, u których w skali miesiąca takie ograniczenie nie wystąpiło, choć wystąpiło na jednej z list wypłaconej w tym miesiącu. Obecnie w zestawieniu tym pojawią się wyłącznie osoby, dla których w zadanym okresie łącznie dla wszystkich list płac pobrana kwota jest mniejsza od pełnej składki należnej (8% podstawy wymiaru).

Eksport do Płatnika - likwidacja RNA. Usunięto z menu możliwość tworzenia raportów imiennych RNA. Zgodnie z przepisami od 01.01.2003 płatnicy sporządzają raporty imienne wyłącznie na formularzach RCA.

Informacje dodatkowe dla kartotek zasiłkowych. Poszerzono nieco pole służące do wprowadzania informacji dodatkowych przy indywidualnych kartotekach zasiłkowych. Obecnie zmieści się tam tekst o maksymalnej długości 300 znaków.